Aufgaben einer Sekretärin in der Organisation

Die Leistungsfähigkeit jeder Organisation hängt von den Bemühungen der Sekretärinnen ab. Zu den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs gehört die Wahrnehmung allgemeiner, organisatorischer und regelmäßiger Bürotätigkeiten für die Kanzlei, verschiedene Abteilungen und die Geschäftsleitung. Sie helfen bei der Verwaltung des E-Front-Office und bei der Erledigung administrativer Angelegenheiten. Die Aufgaben einer Sekretärin bleiben meist unbemerkt von der Öffentlichkeit. Sie spielen jedoch eine entscheidende Rolle bei der Organisation und Aufrechterhaltung der Organisation

Wir begeben uns auf die Mission, die Bedeutung der Sekretärinnen für den reibungslosen Ablauf der Organisation und die Erledigung anderer organisatorischer Aufgaben aufzuzeigen. Einige der gespielten Rollen sind vielen Menschen unbekannt. Ihre Aufgaben gehen weiter als nur Notizen zu machen und ans Telefon zu gehen. Der Beruf hat einen langen Weg zurückgelegt, um für alle Vorgänge zur Entscheidungsfindung in der Organisation unerlässlich zu werden.

Aufgaben einer Sekretärin

Die Arbeit einer Sekretärin unterscheidet sich je nach Fachgebiet. Sie erfüllen jedoch ähnliche Aufgaben aus den Bereichen Medizin, Recht bis hin zu Betriebssekretären. Die Fähigkeiten hochkompetenter Sekretärinnen sind in der aktuellen Branche sehr gefragt. Das ist oft mit vollen Arbeitszeiten und engen Fristen gefüllt.

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Beispiele für Berufsbezeichnungen von Sekretärinnen

• Sekretär
• Juristische Sekretärin
• Exekutivsekretär
• Sekretärin (Teilzeit)
• Rezeptionist

Was sind Sekretariatsaufgaben?

Viele Menschen verwechseln die Rollen einer Sekretärin oft mit einer persönlichen Assistentin. Theoretisch unterscheiden sich die Rollen eines persönlichen Assistenten jedoch von denen einer Sekretärin. Eine Sekretärin erfordert im Gegensatz zu einer persönlichen Assistentin starke Fähigkeiten und Kompetenzen. Eine Sekretärin führt komplexe Aufgaben aus, die sich auf den Kernbetrieb der Organisation auswirken.

Die Aufgaben der Bürosekretärin variieren je nach Branche oder Arbeitgeber. Die Berufe beziehen sich jedoch aufgrund der Ähnlichkeiten in den Arbeitsumgebungen aufeinander. Die Sekretärinnen an verschiedenen Arbeitsplätzen erfüllen die gleichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Dies wirkt sich auf den Betrieb der Organisation aus. Hier sind einige Standard- und Hauptaufgaben, die von den Sekretärinnen in verschiedenen Arbeitsumgebungen ausgeführt werden:

1. Rezeption

Bei den allgemeinen Büropositionen gehört es zu den Aufgaben der Sekretärinnen, den neuen Mitarbeitern und Besuchern zu helfen, sich in der Organisation zurechtzufinden. Zu den typischen Aufgaben gehört es, die Besucher zu den entsprechenden Abteilungen und Büros zu leiten. Außerdem zeigen sie den neuen Mitarbeitern am ersten Tag ihre Arbeitsplätze. Sie projizieren im Allgemeinen das Gesamtbild des Unternehmens, indem sie den Besuchern des Büros einen erstklassigen und professionellen Empfang bieten.

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2. Einreichung

Eine weitere Hauptaufgabe der Sekretärinnen besteht darin, die Dateien der Kunden und Mitarbeiter zu verwalten. Sie speichern auch die erstellten Aufzeichnungen, die für zukünftige Referenzen von entscheidender Bedeutung sind. Im Beispiel eines Krankenhauses ist es die Rolle der Sekretärinnen, die Patientenakte während ihres Termins mit der Krankenschwester oder dem Arzt zu erstellen. Sie speichern sie auch, wenn der Termin abgeschlossen ist. Sie platzieren die Dateien in alphabetischer Reihenfolge und verwenden das neueste und einfachste Ablagesystem für einfache Speicherung und schnelles Abrufen.

3. Korrespondenz

Wenn es um die Büroumgebung geht, vermitteln die Sekretärinnen häufig eingehende und ausgehende Telefonanrufe und E-Mail-Korrespondenz. Sie nehmen die Telefonanrufe von Kunden, Auftraggebern, Geschäftspartnern entgegen. Sie helfen auch bei der Lösung der von den Kunden geposteten Fragen oder leiten die Kunden zur weiteren Anleitung an die entsprechende Abteilung weiter. Sie handeln auch, indem sie im Auftrag des Managements Telefonanrufe tätigen, wenn sie die Informationen an die Kunden weitergeben.

Sie vereinbaren Termine und stellen Nachforschungen an. Das Notieren ist eine wesentliche Fähigkeit für die Sekretärinnen, insbesondere für die Manager. Sie bereiten auch das Memo oder die Briefe und das Screening von E-Mails vor. Sie führen auch die Protokolle bei offiziellen Sitzungen.

4. Dokumentenverwaltung

Dokumente sind für die Organisation von entscheidender Bedeutung, und es liegt in der alleinigen Verantwortung des Sekretärs, sie zu verwalten. Dies geschieht durch Kopieren von Dokumenten für den Versand oder die interne Verteilung. Die Unterlagen müssen auch von der Kanzlei an die Mandanten, potenziellen Geschäftspartner oder Kunden gefaxt werden. Sie erhalten auch die eingehenden Faxe, während sie an die entsprechende Abteilung geleitet werden.

Sie verteilen die Dokumente auch über verschiedene Formulare wie E-Mail, Excel, Word und Tabellenkalkulationen an die Mitarbeiter und Kunden. Die Sekretärinnen lesen die E-Mails auch Korrektur und verfassen sie, bevor sie sie an die entsprechenden Kanäle senden.

5. Allgemeine Bürotätigkeiten

Wenn es um kleine Büros geht, können die Rollen einer Sekretärin vielfältig sein und die routinemäßigen Büroaufgaben und andere damit zusammenhängende Besorgungen erledigen, die die Arbeit anderer unterstützen. Dazu gehört auch die Planung und Nachholung von ursprünglich abgesagten Terminen. Dazu gehören auch die Bestellung von Büromaterialien, das Erstellen von Notizen und das Zubereiten von Erfrischungen für Besucher.

6. Unterstützung

Eine wichtige Rolle einer Sekretärin besteht darin, den Manager oder die Manager in verschiedenen Abteilungen der Organisation zu unterstützen. Auch wenn die Arbeitsstationen unterschiedlich sein können, sind andere komplex oder damit beschäftigt, jedem Managementteam eine persönliche Sekretärin zuzuweisen. Andere Arbeitsplätze ernennen eine Sekretärin, um einige leitende Angestellte zu betreuen, und nur den Chief Executive Officer mit einer persönlichen Sekretärin.

7. Tägliche Aufgaben erledigen

Einige der ähnlichen Aufgaben, die von Sekretärinnen ausgeführt werden, beziehen sich alle auf das Informationsmanagement. Die Sekretärin verwaltet die Papier- und elektronischen Ablagesysteme. Sie bearbeiten auch die Postwege und bedienen eine Vielzahl von Büromaschinen wie Drucker, Faxgeräte, Computer und Videokonferenzgeräte. An anderen Arbeitsplätzen nehmen die Sekretärinnen Diktate entgegen und erstellen Berichte und Briefe.

Andere überarbeiten auch Rohentwürfe, die von Managern geschrieben wurden. Die Sekretärinnen müssen über ausgezeichnete und punktgenaue Grammatik- und Rechtschreibkenntnisse verfügen. Sie müssen auch schnell und genau tippen und kompetent sein, wenn es um den Kundenservice geht. Sie müssen über technische Kenntnisse im Umgang mit verschiedenen Computersoftwareprogrammen verfügen, darunter Datenbanken, Tabellenkalkulationen und Grafiken.

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Pflichten und Verantwortlichkeiten des Sekretärs

Von einer Sekretärin wird erwartet, dass sie die folgenden Aufgaben wahrnimmt;

Vor Ausschusssitzungen

• Zuweisung eines Raumes, in dem das Meeting durchgeführt werden soll
• Treffen mit dem Vorsitzenden und Vereinbarung der allgemeinen Tagesordnung des Treffens
• Versand einer Mitteilung an die Ausschussmitglieder über den Ort und die Uhrzeit, zu der die Sitzung stattfinden soll, sowie die vereinbarte Tagesordnung.
• Vorbereitung aller sitzungsrelevanten Unterlagen mindestens eine Woche vor der eigentlichen Sitzung. Die Unterlagen sollten auch die Korrespondenz der letzten Sitzung und das Protokoll enthalten, das eine Aufzeichnung der vorherigen Sitzung darstellt.

Während der Ausschusssitzungen

• Machen Sie sich Notizen über die bei der Besprechung anwesenden Personen. Beachten Sie auch die Personen, die nicht anwesend sind, aber zuvor eine Entschuldigung gesendet haben.
• Umlaufen und Verlesen des Protokolls der letzten Sitzung, Beantwortung von Fragen zum Protokoll und Änderung des Protokolls bei Bedarf.
• Notizen darüber machen, was die Teilnehmer des Treffens sagen, wenn sie über die ergriffenen Sofortmaßnahmen berichten. Beachten Sie auch die vom Ausschuss getroffenen Entscheidungen.
• Berichterstattung an den Ausschuss über alle Briefe, die vom Sekretär geschrieben wurden, und über alle erhaltenen Antworten, damit unverzüglich Maßnahmen ergriffen werden können.

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Nach den Ausschusssitzungen

• Erstellung des formellen Protokolls aus den während der Sitzung gemachten Notizen rechtzeitig für die Ausgabe an die nächste Ausschusssitzung
• Einen der Briefe zu schreiben und abzusenden, um deren Bearbeitung das Komitee zuvor gebeten hatte.

Es bleibt die alleinige Verantwortung des Sekretärs, die neuesten Aufzeichnungen über Folgendes zu führen;

• Die Namen, offiziellen Adressen und Telefonnummern der Ausschussmitglieder
• Die Namen und Adressen der Mitglieder des Gemeindeverbandes
• Meetings, an denen die zugehörigen Community-Mitglieder teilgenommen haben
• Wichtiger Kontakt der zuständigen Beamten.

Was sind die berufsspezifischen Sekretariatsaufgaben?

Den verschiedenen Sekretärinnen in den verschiedenen Branchen sind unterschiedliche Aufgaben zugeordnet. Hier sind die spezifischen Verantwortlichkeiten von Sekretärinnen, die in die Stellenbeschreibung passen.

Gesamtverantwortung des Sekretärs

• Sicherstellen, dass die Ausschusssitzungen für die Mitglieder angemessen verwaltet werden
• Sicherstellen, dass auch die anderen Sitzungen wie die Hauptversammlung und die Veranstaltungen angemessen verwaltet werden.
• Pflege der Mitgliedsunterlagen, um sie an das aktuelle System anzupassen
• Überwachung der Aktionspunkte der Community-Mitglieder, die während der Meetings ergriffen wurden.

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Besondere Aufgaben des Sekretärs

• Planung und Vorbereitung der Ausschusssitzungen und der Hauptversammlung mit anderen und entsprechende Zuordnung. Dazu gehören die Planung der Besprechungstermine, das Versenden von Besprechungsbenachrichtigungen, die Buchung von Räumen, Protokollen und anderen relevanten Dokumenten. Außerdem Erstellung der Tagesordnungen für die Abschlusssitzungen in Zusammenarbeit mit dem Vorsitzenden.
• Sicherstellen, dass für die Ausschusssitzungen eine weitere Minute benötigt wird. Vor allem, wenn es um geschlossene Meetings geht.
• Genaue Aufzeichnung der Entscheidungen und Maßnahmen in den Protokollen und dem Bericht an die bevorstehenden Ausschusssitzungen und den Fortschritt der Maßnahmen mit den während der Sitzungen formulierten Ergebnissen und Entscheidungen.
• Aufrechterhaltung der genauen und präzisen aktuellen Mitgliedsunterlagen. Darüber hinaus Ausstellung der Verlängerungsbescheide sowie Verbuchung der Mitgliedsbeiträge in Abstimmung mit dem Schatzmeister.
• Erledigung der Korrespondenz durch Schreiben von Briefen und E-Mails, die während der Ausschusssitzungen vereinbart wurden. Außerdem die Zusammenfassung der Korrespondenz und der E-Mails, die für das nächste Treffen eingegangen sind, und das Verfassen der entsprechenden Antworten.
• Planung für alle damit verbundenen Berichte, die durchgeführt werden müssen. Darin enthalten ist der Jahresbericht für die Mitglieder des Gemeindeverbandes.

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Gesamtaufgaben

• Sicherstellen, dass die Anforderungen des Company House eingehalten werden.
• Sicherstellen, dass die Ausschusssitzungen verwaltet und angemessen aufgezeichnet werden.
• Auch die Liste der Direktoren des Gesellschaftshauses muss auf den aktuellen Stand gebracht werden
• Sicherstellen, dass Hauptversammlungen und außerordentliche Hauptversammlungen angemessen besucht und aufgezeichnet werden
• Aktualisierung der Mitgliedsunterlagen
• Sicherstellen, dass die jährlichen Renditen mit den Aufsichtsbehörden als angemessen im richtigen Format übereinstimmen.

Es gibt viele Beschäftigungsmöglichkeiten für Sekretärinnen in verschiedenen Bereichen der Wirtschaft. Einige der größten Arbeitgeber der Sekretärinnen sind in den folgenden Sektoren enthalten;

• Soziale Unterstützung
• Gesundheitspflege
• Ausbildung
• Professionelle Arbeitsplätze
• Religiöse Organisationen
• Regierung und Zivilgesellschaft
• Wissenschaftliche und technische Dienstleistungen

Fähigkeiten und Kernkompetenzen von Sekretärinnen

1. Engagement für berufliches Wachstum

Die Sekretärinnen müssen verstehen, dass sich der Beruf ständig weiterentwickelt und ihre Fähigkeiten daher ständig aktualisieren müssen. Die Arbeitgeber verlassen sich darauf, dass sie durch ihre Fähigkeiten die Büroeffizienz des Arbeitsplatzes kontinuierlich verbessern. Sekretärinnen können die Arbeitgeber beeindrucken, indem sie ihre Ausbildung verlängern und nach anderen Möglichkeiten suchen, um ihre derzeitigen Fähigkeiten zu erweitern. Dies erhöht weiterhin ihre beruflichen Werte, die mit den Fähigkeiten in ihrem Lebenslauf zusammenhängen.

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2. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten

Die meiste Zeit verbringen die Sekretärinnen mit Telefonen, E-Mails, Berichten, Briefen und an der Rezeption. Dies impliziert die Nutzung des ersten Eindrucks, um die Ideen und Werte der gesamten Organisation zusammenzubringen. Das anhaltende Geschäftswachstum hängt davon ab, wie die Kunden, Partner und Kunden behandelt werden. Die Sekretärinnen sollten den Kunden zuhören, Anweisungen befolgen und Feedback geben. Es muss die Betonung der verbalen und organisatorischen Kommunikationsfähigkeiten geben, die Sie von anderen Bewerbern unterscheiden.

3. Offenheit für Teamarbeit

Sekretärinnen sollten offen für Teamarbeit mit anderen Abteilungen sein, um sicherzustellen, dass die Ziele der Organisation erreicht werden. Das bedeutet, dass es Innovation, Zusammenarbeit und harte Arbeit geben sollte. Sie sollten Initiativen ergreifen, um sicherzustellen, dass sie die Effizienz des Arbeitsplatzes verbessern.

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Abgesehen von den oben genannten Fähigkeiten müssen die Sekretärinnen auch zwischenmenschliche Fähigkeiten besitzen, Multitasking betreiben und auf Details achten. Da es sich um einen ziemlich stressigen Job handelt, sollten sie aufgrund des erheblichen Arbeitsaufwands auch über Stressbewältigungsfähigkeiten verfügen. Die Aufgaben einer Sekretärin können sich über die verschiedenen Branchen erstrecken und variieren. Der Wert der Sekretärinnen wächst kontinuierlich, wodurch mehr Möglichkeiten geschaffen werden.

Falls Sie von der Aussicht, an einer Rezeption zu arbeiten, begeistert sind, sollten Sie darauf vorbereitet sein, den Einfluss auf die Abläufe der Organisation zu verstärken. Informieren Sie sich auch über die Aufgaben einer Sekretärin in einer Organisation. Um sich vom Rest der Sekretärinnen abzuheben, bedarf es einer Aufwertung der Qualifikationen. Um mehr Fähigkeiten und Kompetenzen im Sekretariatsberuf zu erlangen, sollten Sie sich unbedingt für die verschiedenen Verwaltungs- und Sekretariatskurse anmelden.

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